불확실한 환경과 재정적 압박 속에서, 기업이 IT 비용을 즉각 절감해야 하는 과제에 직면했다. 이때 CIO는 조직의 중장기적 역량을 최대한 해치지 않는 선에서 비용을 절감할 방안을 결정할 필요가 있다.
고착화돼 있던 비즈니스 절차들이 지난 12개월 동안 뒤집혔다. 사회적 거리두기 정책과 봉쇄 조치로 인해 조직의 업무 관행이 완전히 바뀌었다.
또한 코로나 여파로 기업의 수익성이 낮아졌고, 이로 인해 경쟁력 강화의 필요성이 대두됐다. 핵심 IT 부서를 포함해 그 어떤 사업 영역도 이러한 압박 속에서 자유롭지 않았다.
이런 상황 속에서 CIO는 IT 지출을 줄이는 동시에 조직의 현재와 미래 역량을 유지해야 하는 부담을 지고 있다. CIO와 IT 리더가 비즈니스 연속성을 훼손하지 않고도 비용을 절감할 수 있는 지침을 살펴본다.
IT 비용 절감을 위한 10가지 제안
가트너는 압박에 시달리는CIO와 IT 리더가 IT 비용을 신속하면서도 효과적으로 절감하는 데 도움이 되는 10가지 제안을 발표했다.
1. 즉각 줄일 수 있는 비용을 목표로 할 것: 비용 절감이 시급하다면 절감할 수 있는 비용을 빨리 찾아야 한다.
특히 신속하게 절감할 수 있는 비용을 식별하는 게 좋다. 수년 뒤가 아니라 수개월 내에 재무제표상에 즉각 변화를 일으킬 수 있는 비용을 줄이는 게 이상적이다. 가령, 연간으로 발생하는 비용이 아니라 ‘사용한 만큼'이나 매월 또는 분기별로 발생하는 비용을 들 수 있다.
2. 동결하지 말고 절감할 것: 비용을 동결하는 것이 아니라 절감하는 게 목적이어야 한다. 따라서 현재 시점에서 비용을 동결하는 게 아니라 최소화하거나 없앨 수 있는 비용에 초점을 맞춰야 한다.
3. 현금은 왕이다: 손익계산서상의 현금 흐름에 영향을 미칠 수 있는 항목을 절감해야 한다. 온프레미스 소프트웨어 라이선스나 소유 하드웨어 자산보다는 소프트웨어 및 인프라 대여 비용을 절감할 경우 손익계산서에 실질적인 영향을 줄 수 있다.
4. 불필요하거나 쓰이지 않는 비용을 목표로 할 것: 재무제표상에 즉시 변화를 가져올 수 있는 불필요한 비용을 찾아보고 재협상 및 종료 조항에 대한 계약과 약정을 평가해보는 게 좋다.
5. 전체적 관점에서 총 운영비와 설비 투자비를 관리할 것: 통상적으로 운영 비용(opex)이 좀 더 통제하기 쉽지만 자본 비용(capex) 또한 통제가 가능하다. 가트너에 따르면 평균 IT 예산 중 23%는 자본적 지출이다.
따라서 신속한 비용 절감이 필요한 경우 IT 지출의 전 범위를 고려해야 한다. 또한 설비 투자를 연기하거나 없앨 경우 관련 운영비에 영향을 줄 수 있다.
6. 계획은 한 번으로 끝낼 것: 대부분의 조직은 처음부터 큰 폭의 비용을 절감하는 게 아니라 몇 번에 걸쳐 저감한다. 이로 인해 조직의 생산성은 저하될 수 있다. 비용은 처음에 큰 폭으로 ‘충분히 절감’하는 게 좋다.
7. 매몰 비용: 흔히들 ‘매몰 비용’은 논외라고 말한다. 하지만 현재 혹은 미래의 지출을 과거의 지출과 따로 떼어놓고 생각할 수 있을까?
비용을 신속하게 절감해야 하는 상황이라면 매몰 비용은 비용 절감과 무관하다고 할 수 있겠다. 하지만 (이미 비용을 투입해) 현재 궤도에 오른 프로젝트를 중단함으로써 어떤 비용 편익이 있을지에 대해서는 고려해봐야 한다.
8. 임의 및 필수 비용: 흔히 임의적 지출은 ‘비교적 절감하기 쉬운’ 비용인 것처럼 보일 수 있다. 하지만 인프라와 운영(I&O) 비용처럼 ‘사업 운영’에 필수적인 비용도 절감할 수 있다.
9. 변동 비용과 고정 비용: 사무실 임대, 서브스크립션, 급여 등에 드는 고정 비용은 활동이나 규모에 상관없이 일정하게 지출된다. 따라서 없앨 수 있는 부분이 있는지 검토해보는 게 좋다. 통신, 계약 및 소모품 등에 드는 가변 비용은 활동이나 규모에 따라 다르다. 여기서는 절감하거나 없앨 수 있는 부분 모두에 초점을 맞춰야 한다는 점이다.
10. 재무제표 점검: 비용 기반, 손익 그리고 대차대조표를 정의해야 한다. 그리고 재무 부서와 협력하여 경비 지출 내역서, 증가액, 선불금을 포함해 주요 대차대조표 항목의 세부 정보를 확실하게 파악하도록 한다. 이를 통해 운영비 및 자본비의 절감 효과를 파악하게 되면 재무제표상에 즉각 효과를 가져올 수 있다.
절약한 비용을 다른 데 쓰지 말 것
절감 비용을 기업의 다른 부문에 투입한다면 이는 절약이 아니라는 점을 명심해야 한다. 비용을 IT 대차대조표에서 다른 사업부로 이전하면 전체 비용 절감이라는 핵심 목표를 달성하지 못할 뿐 아니라 IT 시스템을 중복 구축할 위험이 있다. 그 결과 중복된 노력과 부족한 관리로 오히려 비용이 상승할 수 있다.
절감 효과와 상관없이 가치와 장기적인 성장을 가져올 것으로 예상되는 프로젝트의 예산을 삭감하지 않는 것 또한 중요하다.
회복의 싹을 잘라내는 것은 안정과 성장을 촉진하는 일에 반대된다. 절대 삭감하지 말아야 할 예산도 있다. 비용 절감을 둘러싼 여러 아이디어에는 실현을 위해 투자가 일부 필요하다는 점을 명심하길 바란다.
마지막으로 의사 결정의 영향력을 모니터링해야 한다. 당시에는 좋아 보이는 아이디어가 예상치 못한 결과를 낳을 수도 있다. 비용 절감은 CIO에게 어려운 연습이 될 수 있지만, 이를 지속적으로 관리하고, 모니터링하면 이득을 얻을 수 있을 것이다.
