직장 내 협업을 개선하는 방법에는 여러 가지가 있으며 협업 및 화상 회의 도구의 등장으로 CIO가 부서 간 아이디어 공유를 장려하기 위해 취할 수 있는 간단한 단계가 있다.
협업이 왜 중요하며, 비즈니스 전반의 협업을 향상하는 데 도움이 되는 베스트 프랙티스를 알아보자.
협업이 중요한 이유
조직이 디지털화를 계속 수용함에 따라 많은 직원이 자신의 역할을 확장하려면 기존의 기술을 뛰어넘어야 한다.
IT부서는 항상 모든 기술을 가동하고 유지해야 할 책임이 했고, 재무 부서는 비즈니스 모델이 변경되고 기술이 발전함에 따라 모든 것을 금전적으로 처리해야 했다. 이제 개별 부서는 더 이상 사일로 상태를 지속하지 않아도 된다.
'협업'이라는 말이 진부하게 들릴 수도 있지만 협력적인 업무 환경을 조성한 조직에서는 실제로 그 가치를 발휘하고 있다.
미래의 직업과 기술력이 점점 쉽게 정의 내리기 어려워지면서 다른 사람과 함께 일하고 배우는 것은 매우 중요해졌다.
조직의 다른 사람을 조금 더 잘 알게 된다는 확실한 이점 외에도 직속 팀 외부의 사람들과 협업하면 혁신과 창의성을 고취하고 직원들과는 전혀 다른 역할에 대해 배울 기회를 얻을 수 있다.
영국 내셔널시어터(National Theatre)의 IT운영 책임자인 조지 터니클리프는 올해 초 <CIO UK>에 자신의 부서와 여러 부서를 성공적으로 운영하는 열쇠는 협업 문화의 증진을 통한 것이라고 말했다.
터니클리프는 백오피스 운영에 그치지 않고 극장 내 다른 팀이 무엇을 하고 있는지 배우고자 했다. 박스오피스와 무대 뒤 배우부터 프로듀서까지 IT운영 책임자는 모든 부서와 협력하여 IT부서가 이를 가장 잘 지원할 방법을 이해해야 하기 때문이라고 터니클리프는 생각했다.
이러한 노력은 그의 팀이 ‘익명의 IT부서’가 되는 것을 막을 뿐 아니라 NT 직원이 현재 하는 일, 진행 중인 프로젝트, IT가 지원할 방법에 관해 편안하게 이야기할 수 있음을 의미한다.
그렇지만 협업이 하룻밤 사이에 이뤄지는 것은 아니다. 사람들은 함께 모이고, 리더십 위치에 있는 사람들은 협력적인 작업 환경이 성공적이고 오래 지속될 수 있도록 지원 도구와 필요한 도구를 모두 제공해야 한다.
부서 간 협업을 강화하는 방법
변화를 수행하기 전에 작업 대상을 파악해야 하므로, 조직에서 현재 정책을 평가하고 해당 정책이 업무와 문화에 미치는 영향을 평가하는 일은 첫 번째 필수 단계다.
현재 사용 중인 도구가 있다면, 이 도구가 부서 간 협업을 강화하는 데 효과적으로 작동하는지 파악하라. 만약 효과적으로 작동하지 않는다면 그 이유를 알아내야 한다.
원인을 규명한 후 IT뿐 아니라 HR, 마케팅, 재무 등 부서 전체의 직원에 대한 견해를 모으고 지금까지 일하지 않았거나 가장 중요하게 생각하지 않은 이유 등을 들어봐야 한다.
공동 작업 도구를 배포하면 공유 프로젝트 중에 커뮤니케이션을 늘리고 워크플로를 모니터링하며 팀을 지원할 수 있는 쉽고 효과적인 방법이다 슬랙, 구글 행아웃, 마이크로소프트 팀스 등 널리 사용되는 공동 작업 도구는 모두 팀과 부서 간의 커뮤니케이션을 개선하고 서로 소통할 기회가 없는 부서 간의 장벽을 무너뜨리는 데 도움이 될 수 있다.
그러나 조직 내 모든 개인과 부서에는 자체 요청과 아이디어가 있음을 이해하는 것이 중요하다.
재무 관리 및 HR 소프트웨어 공급 업체 워크데이(Workday)는 회사 전체에서 채택할 수 있는 '최상의 유형' 커뮤니케이션 도구를 찾기 위한 임무를 수행할 때 서로 다른 기능과 위치에 있는 수백 명의 직원으로 구성된 여러 포커스 그룹을 소집했다.
이 회사의 CIO인 다이아나 맥켄지는 <CIO UK>에 워크데이가 이미 여러 지역에서 이미 사용 중인 커뮤니케이션 도구에 대한 피드백을 수집했다고 말했다.
새로운 협업 전략은 모든 부서의 직원에게 영향을 미치므로 모든 변경 사항을 먼저 직원과 논의하는 것이 좋다.
사려 깊은 CIO는 부서 전체에서 어떤 도구와 프로세스가 다른 사람들에게 도움이 될지 고려해야 하며, 합의에 이르기 전에 자신 생각과 아이디어를 공유할 수 있는 포괄적인 프레임워크 구성을 고민해야 한다.
