‘비즈니스 출장’의 규범과 관행이 크게 바뀌고 있다. 무엇이 달라졌고 달라진 이유는 무엇인가?
팬데믹 기간 동안 출장이 거의 중단됐다는 것을 누구나 안다. 하지만 모두가 그다음에 일어날 변화를 아는 건 아니다.
호텔과 항공사는 이 분야가 과거의 영광을 되찾는 건 시간문제라고 낙관하고 있다. 반면에 빌 게이츠는 출장은 재개되겠지만 기존의 50%에 머물 것이라고 말했다. 관련 업계에는 미안하지만 게이츠가 옳다. 과거의 황금시대는 끝났다.
포스트 팬데믹 시대의 비즈니스 출장
팬데믹 기간 동안 출장은 급감했다. 딜로이트에 따르면 올해 4월부터 6월까지 기업들은 팬데믹 이전에 썼던 출장 비용의 10~15% 정도만 지출했다.
또한 광범위한 백신 접종이 이뤄지고 있고(물론 균등하진 않지만), 연구를 통해 비행기가 코로나19에 비교적 안전한 것으로 밝혀졌지만 여행 역시 회복되지 못하고 있다.
이는 항공업계에 큰 재앙이다. 출장을 가는 승객은 전체 항공사 승객의 12%에 불과하지만 이들이 항공사 수익의 75%를 제공했기 때문이다.
1년 전만 해도 출장 감소의 직접적 원인은 팬데믹이었지만 이제껏 회복되지 못하는 것은 무언가 다른 이유 때문이다. 그렇다. 팬데믹 기간 동안 기업들은 몇 가지 중요한 교훈을 얻었다.
기업들이 배운 것
1년 전 화이자와 같은 기업들이 팬데믹을 종식시키고 (출장을 비롯해) 팬데믹 이전의 삶을 되찾을 수 있는 코로나 백신을 개발하리라 예상했다.
그리고 화이자, 모더나, 존슨앤드존슨과 다른 제약회사들은 정말로 백신을 만들었다. 팬데믹은 (변덕스럽게 확산과 감소를 반복하고 있긴 하지만) 점차 줄어들고 있다.
한편 화이자는 포스트 팬데믹 시대의 출장을 재고하고 있는 많은 글로벌 기업 중 하나다. 팬데믹 기간 동안 기업들이 다음의 3가지 중요한 교훈을 얻었기 때문이다.
1. 기술로 대면 회의를 대체할 수 있다
화상회의 및 협업 도구가 많은 발전을 이뤘다. 팬데믹으로 인해 기업들은 처음으로 대대적인 시도를 해볼 수밖에 없었다. 그리고 이를 통해 기업들은 줌, 마이크로소프트 팀즈, 슬랙, 빅블루버튼, 블루진스, 웨어바이, 고투미팅, 시스코 웹엑스, 구글 미트 등의 도구를 사용하면 전문가가 출장을 가지 않고도 대면 회의의 이점을 누릴 수 있다는 것을 알게 됐다.
2. 출장비가 터무니없이 낭비되곤 했다
화이자와 같은 기업들은 팬데믹 이전의 출장이 굉장히 낭비가 심했다는 것, 그리고 이러한 낭비적인 지출 때문에 비즈니스의 다른 부분 지출을 삭감해야 한다는 게 말이 되지 않는다는 것을 깨달았다.
특히 가격에 개의치 않고 출장 막바지가 되서야 예약을 하고, 좌석을 비즈니스 클래스로 업그레이드하며, 여행을 가듯 컨퍼런스에 놀러 가던 오래된 관례가 그러했다.
출장비는 남용되기 쉬웠다. 1) 출장을 가는 사람이 개인적인 비용을 부담할 필요 없이 (출장과 관련된) 선택을 했고, 2) 출장을 가는 모두가 값비싼 출장 특전을 누릴 수 있었기 때문에 관리자 및 리더를 포함한 모든 사람이 ‘여행에 참여’했다.
3. 출장을 줄이는 것은 탄소발자국을 줄이는 강력한 방법이다
많은 대기업이 환경친화적인 사무실을 조성하고 친환경 차량이나 재활용 자재를 사용하는 등 환경을 지원할 수 있는 방법을 점점 더 많이 모색하고 있다.
그리고 출장 횟수를 줄이는 것은 기업의 탄소발자국에 큰 영향을 미치는 것으로 드러났다.
이 같은 3가지 깨달음에 따라 기업들이 완전히 새로운 사고방식으로 출장에 복귀하고 있다.
따라서 앞으로는 많은 출장이 증명될 전망이다.
모든 출장의 ROI를 증명해야 한다는 개념이 표준 관행으로 자리 잡을 수 있다(이렇게 되면 비용을 절감하기 위해 사전에 예약해야 할 것이다).
출장 매니지먼트 업체 페스티브 로드(Festive Road)에서는 이러한 아이디어를 ‘목적이 있는 출장(purposeful travel)’이라고 부른다.
비즈니스 출장 ROI이든 목적이 있는 출장이든 명칭이 무엇이든 간에 결과적으로 기업당 출장 횟수와 출장 경비가 줄어들 것이다.
새로운 유형의 비즈니스 출장
팬데믹 이전의 출장 이유가 재검토되고 있는 한편, 포스트 팬데믹 시대는 출장의 새로운 이유를 제시한다
원격근무가 널리 받아들여지면서 본사와 멀리 떨어진 곳에 사는 디지털 노마드가 됐거나 될 예정인 직원이 많을 것이다. 그들은 간혹 비행기로 사무실에 출근해야 할 일이 있을 수 있다.
또 ‘블레저(bleisure; 출장 전후로 휴가를 덧붙여 여행을 즐기는 활동을 지칭)’와 ‘워케이션(workation; 장기간 여행지에 머무르며 업무와 휴가를 겸하는 근무 형태)’이라는 개념이 새롭게 받아들여지게 됐다. 기업들은 새로운 인센티브 구조의 일환으로 이 중 일부에 대한 비용을 지불할 것이다.
출장을 바꾸는 기술 트렌드
올해에는 신기술에 의해 출장 경험이 변화되리라 예상된다. (최근 유럽과 남미를 모두 다녀온 개인적인 경험으로 봤을 때) 지금 바로 해외 출장을 떠나면 코로나19 관련 규정, 백신여권, 디지털 건강 증명서 등의 복잡하고 새로운 세상을 마주하게 될 것이다.
예를 들어 스페인에서는 모바일 앱을 다운로드한 다음 앱에서 나오는 요구사항을 완료하지 않으면 입국할 수 없다.
여러 항공사가 각각 백신 접종 상태 및 기타 건강 정보를 전달하기 위해 서로 다른 서드파티 앱을 지원한다(예컨대 아메리칸 에어라인은 베리플라이(VeriFLY)라는 앱을 지원한다).
팬데믹이 잦아들고 있는 국가도 있지만 확산되고 있는 국가도 있기 때문에 다양한 질병에 전염되지 않았다는 것을 확인하는 증명서는 해외 출장의 필수로 자리 잡을 가능성이 높다.
애플과 구글 모두 자사의 지갑을 활용해 사용자가 백신 접종 상태를 증명할 수 있도록 하고 있다. 이는 현재 호주에서 실시 중이며, 추후 다른 국가에서도 적용될 예정이다.
또한 비즈니스 출장을 가는 사용자는 스마트폰에 휴대할 수 있는 버전의 여권을 필수로 소지하게 될 것이다.
디지털 여행 자격증명(Digital Travel Credential; DTC)이 국제 여권 표준을 제정하는 기구인 유엔 국제 민간항공기구(ICAO)에서 구체화되고 있는 중이다.
스마트폰에 DTC가 있으면 통관을 건너뛰고 스마트폰 및 안면 스캔을 통해 입국할 수 있다. DTC는 사용자를 인증하기 위해 블록체인과 생체인식을 활용한다.
이 밖에 출장을 가는 사용자는 기업의 모바일 기기 보안 정책을 다시 살펴봐야 한다. 美 항소법원은 지난해 말 세관국경보호국(Customs and Border Protection) 직원이 영장 없이 그리고 특별한 사유 없이 현장에서 스마트폰과 노트북을 수색하는 것이 법으로 허용된다고 판결했다.
여기에는 모바일 기기의 콘텐츠를 검색하고 다운로드하거나 복사하는 이른바 ‘고급 검색’이 포함된다. 공항에서의 프라이버시와 보안에 관한 권리가 크게 축소되는 것이다.
이 모든 것이 비즈니스 출장에 대한 새로운 현실에 더해졌다. 즉, 출장에 대한 정책, 관행, 제약, 가정, 이유, 기술 및 요건이 직접적으로 팬데믹 때문이 아니라 팬데믹 와중에 모두 바뀌었다. 새로운 출장은 첨단기술을 통해 효율적이고, 정당화되며, 촉진될 전망이다. 그리고 빈도는 줄어들 것이다.
